一句话答案：该整理，但只能“整理”，不能“改”。整理是把已有的原始凭证按时间和对手方归位、编号、做索引；改是补签、改数、重打印、销毁、让员工重写说明。前者是在帮自己说话，后者会被读成伪造证据。界线只有一条：原始凭证一个字都不能改，能动的只有目录和说明。
《中华人民共和国刑事诉讼法》第五十条规定，可以用于证明案件事实的材料，都是证据；证据包括物证、书证、证人证言、被害人陈述、犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解、鉴定意见、勘验、检查、辨认、侦查实验等笔录、视听资料、电子数据；证据必须经过查证属实，才能作为定案的根据。
先划一条线：什么是整理，什么是改
整理：按时间排序、编号，标签贴在封套或扫描件上，不写在原件上；做一份目录，写清每份材料对应哪一笔往来；把银行打印的流水按月份归位；缺件的位置标出来，写“待调取”。
改：补签名字、改金额、改日期；把旧账重打一份；把不利的页面抽走；把聊天记录删几条；让员工按统一版本重写情况说明。
前者是让已有的东西看得懂，后者是让没有的东西看起来有。只要动到原始凭证的内容，就不存在“只是整理一下”这种说法。尤其是账册、借条、合同、银行回单这四类，宁可缺，不要动。
为什么整理有价值
第五十条最后一句是关键：证据必须查证属实，才能作为定案根据。查证靠什么？靠能和别的证据对上。几十页流水摊在那里，谁都看不出结论；一份按对手方归好的台账，能让“这笔钱去了哪里”一眼看清。
《中华人民共和国刑事诉讼法》第五十五条规定，对一切案件的判处都要重证据、重调查研究、不轻信口供；只有被告人供述，没有其他证据的，不能认定被告人有罪和处以刑罚；没有被告人供述，证据确实、充分的，可以认定有罪。
这条对家属的意义很直接：光靠“他说钱用在经营上”不够，必须有账、有流水、有凭证来印证；反过来，账和流水做扎实了，口供的分量反而没那么关键。
整理什么，按这个顺序来
银行流水。 去银行打带章的原件，从借款前后各半年开始，跨度要比指控的时间范围更宽。
账册与凭证。 总账、明细账、记账凭证、发票，按年份归位，不要重装订。
合同与审批。 借款合同、担保文件、审批单、会议记录，按项目归到一起。
还款与对账记录。 转账备注、收条、对账消息，原样保存。
工资社保、纳税、水电租金。 这类材料能说明公司当时还在经营。
顺序上先做流水，再做账册，最后做目录。流水是骨架，账册是血肉，目录只是索引——反过来做，容易越理越乱。
谁来整理、要不要留痕
由熟悉业务的人整理，由律师核对，这个组合最稳。整理过程要留一份说明：谁整理的、什么时候、依据什么口径、哪些材料缺失。这份说明本身就是一份材料，能解释“为什么少了某几个月”，比事后被问出来要好。
还有一条常被忽略：《中华人民共和国刑法》第六十四条规定，犯罪分子违法所得的一切财物，应当予以追缴或者责令退赔；对被害人的合法财产，应当及时返还；没收的财物和罚金，一律上缴国库，不得挪用和自行处理。追缴和退赔都要以查清的金额为前提，账整理清楚了，退赔的基数才站得住。
本所案例：把资金去向讲清楚，案子撤了
谢某某夫妇被指控在申报省级产业园项目时，重复提交申报资料、拆分项目，骗取专项财政资金；侦查机关另指其将部分资金用于购买房产和车辆，据此认定非法占有目的。当事人被刑事拘留并逮捕，案件经历刑事拘留、逮捕、审查起诉，整个过程长达一年。承办律师潘美玉。辩护的核心动作只有一个：
用穿透式财务审计逐笔说明资金去向与项目支出。 钱进了哪个账户、用到哪一项支出上，逐笔对上原始凭证，切断“资金流转等于非法占有”的推定。
结果：案件撤案。
这个案子靠的不是一份漂亮的说明，而是每一笔结论都能回到原始凭证。反过来说，如果当初为了“好看”把账补一补、把日期改一改，这条路径就断了。
每个案件的证据情况不同，结果不能简单类推。
企业或家属现在可以做的四件事
先把原始凭证集中到一个安全的地方。 原件不邮寄、不外借、不交给任何自称“能办事”的人；不在原件上涂写、加注、重装订，需要标注就贴在封套或扫描件上。
做一份目录，不做一份新账。 按时间、对手方、金额三列编索引，缺件的位置标“待调取”，不要用估算填上。
写一份整理说明。 谁整理的、何时整理、依据什么口径、哪些材料缺失，一并签字留存，交给律师。
不要补签、不要改数、不要重做旧账、不要销毁任何凭证，也不要让员工按统一版本重写说明。 这些动作一旦被比对出来，性质就从“账目不清”变成“伪造证据”；原本可以争的资金去向问题，会变成另一个更难解释的问题。
常见问题
提前整理账目，会不会被认为在准备对抗侦查？
不会。整理是把自己的材料归位，属于正常准备；被否定的从来不是整理，而是改动。只要原始凭证保持原样、只做目录和索引，就没有这个问题。
账已经乱了，能不能重新做一份？
不要重做。可以做的是：保留原账不动，另做一份差异说明，写清哪几处记错、依据是什么、对应哪张原始凭证。重做等于用新账覆盖旧账，风险大得多。
缺的凭证找不到了怎么办？
如实标注缺失，并补充替代材料：银行流水、对方开具的发票、往来沟通记录。承认缺件，比编一份补上安全得多。
电子账、聊天记录要不要一起整理？
要，但只做导出和备份，不删、不改、不选择性截取。原始载体保存好，导出件注明导出的时间和方式。
谁来做这件事最合适？
熟悉业务、又愿意按原始凭证如实整理的人，最好由家属或财务经办人做，律师核对口径。不要让不懂业务的人整理，也不要让利害关系最重的人单独处理。
本文法律依据：《中华人民共和国刑事诉讼法》第五十条、第五十五条；《中华人民共和国刑法》第六十四条。
本文仅就一般情形下的法律规定作说明，不针对任何具体案件作定性判断。个案的处理结果，取决于证据、金额认定、角色地位和办案机关的具体判断，请以办案机关和司法机关的认定为准。
作者：广东法纳川穹律师事务所·刑事辩护部
广州首家只做刑事诉讼的律所，2001 年成立。